Системы управления проектами. Обзор систем управления проектами

Cookie – это небольшой текстовый файл на вашем устройстве, который запускает функции и возможности веб-сайта.

Cookie-файл представляет собой небольшой текстовый файл, который веб-сайт запрашивает у вашего веб-браузера и сохраняет на вашем устройстве, чтобы запомнить какой язык вы предпочитаете и другую подобную информацию о вас, а также запускает функции и возможности веб-сайта.

В Comindware мы стараемся быть ясны и откровенны касательно того, какие данные о вас мы собираем и как их используем. И эта Политика предоставляет подробную информацию о том, какие cookie-файлы мы собираем и как мы используем данные о вас. Эта политика использования cookie-файлы применяется к веб-сайту Comindware.

Всегда включённые

Обеспечивают ваш персонализированный опыт и должную работу веб-сайта.

Всегда включённые cookie-файлы помогают нам обеспечивать персонализированный опыт использования веб-сайта для вас и не могут быть отключены в нашей системе. Вы можете настроить веб-браузер для блокировки или предупреждения об этих файлах cookie, но в последующем некоторые части веб-сайта могут не работать.

Скорость работы сайта

Используются для постоянной оптимизации и улучшения веб-сайта.

Cookie-файлы производительности помогают нам постоянно оптимизировать и улучшать веб-сайт. Эти файлы cookie позволяют нам считать переходы на веб-сайт, отслеживать источники трафика, определять какие страницы пользуются наибольшей популярностью и приносят пользу посетителям, узнавать как пользователи перемещаются по веб-сайту. Все данные собираются в эти cookie-файлы в обобщённой форме и потому анонимны.

Управление проектами - в соответствии с определением национальным стандартом ANSI PMBoK - область деятельности , в ходе которой определяются и достигаются четкие цели проекта при балансировании между объёмом работ, ресурсами (такими как деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками . Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие чёткого заранее определённого плана, минимизации рисков и отклонений от плана, эффективного управления изменениями (в отличие от процессного , функционального управления , управления уровнем услуг).

Продуктами проекта могут быть продукция предприятия или организации (результаты научных и маркетинговых исследований, проектно-конструкторская и технологическая документация на новое изделие, разработанные для заказчика) и решение разных внутренних производственных задач (например, повышение качества продукции и эффективности организации труда, оптимизация финансовых потоков).

Управление проектами является частью системы менеджмента предприятия.

Альтернативные стандарты и школы иногда вкладывают в понятие управления проектами более широкий или более специфический смысл.

Энциклопедичный YouTube

• 1 / 5

  Основная статья: История проектного менеджмента

  В основе современных методов управления проектами лежат методики структуризации работ и сетевого планирования, разработанные в конце 50-х годов XX века в США.

  Классическая форма тройственной ограниченности

  Заказчик определяет цель и ограничения проекта и его финансирование. Исполнитель выполняет проект согласно утвержденному плану.

  Заказчик несет ответственность за постановку и актуальность целей и приоритетов, эффективность эксплуатации результатов проектов. Централизацией функций заказчика и управлением портфеля проектов занимается проектный комитет. В строительных организациях для этого выделяют специальную службу единого заказчика.

  В случае четкого разделения ролей заказчик-исполнитель целью управления проектом является стабилизация работ и минимизация отклонений от утвержденного заказчиком плана.

  Если заказчик и исполнитель находятся в разных организациях, то составляется договор на исполнение проекта. При изменении требований заказчика может быть подписано дополнительное соглашение к договору в рамках ограничений суммарного бюджета программы проектов , оговоренных основным договором.

  Для увязывания проекта с интересами бизнеса часто вводят роли куратора (обычно от исполнителя) и иногда спонсора (куратора от заказчика), которые имеют наибольшую осведомленность об интересах бизнеса, имеют право утверждать ключевые изменения в проекте.

  Цель управления проектом и успешность проекта

  Успешность проекта различным образом оценивается в разных методиках. Успешность может разным образом оцениваться различными участниками проекта.

  Группы оценок успешности:

  • Ориентированные на контракт с жесткой фиксацией требований и минимизацией изменений в ходе проекта, например традиционные методологии, в том числе PMBOK : «проект успешен, если выполнен согласно утвержденным критериям: объёму, сроку, качеству» . То есть проект успешен, если исполнен и закрыт договор между Заказчиком и Исполнителем (вне зависимости от того, являлся ли он юридическим документом в случае внешних проектов или определялся как-то иначе в случае внутренних проектов). При этом оценка успешности единая как для заказчика так и для исполнителя.
  • Ориентированные на удовлетворенность заказчика с гибким управлением требованиями, например гибкие методологии SCRUM : «проект успешен, если заказчик удовлетворен»
  • Ориентированные на длительное взаимодействие с Заказчиком: управление программами , направленное на длительное взаимодействие, а не на один проект/контракт. Здесь делается акцент на продолжение сотрудничества Исполнителя с Заказчиком в рамках последующих проектов и иного взаимодействия.
  • Сбалансированные, например PRINCE2 : «проект успешен при сбалансированности по крайней мере по трем категориям - бизнеса, ориентации на пользователя и технологической зрелости» . Здесь делается акцент на финансовой успешности проекта, удовлетворенности пользователей и развитии технологий. Оценка успешности может различаться с точки зрения бизнеса, пользователя и исполнителя. Такие методики оценки чаще используются для внутренних проектов, когда заказчик и исполнитель находятся в одной организации.

  Так, например, проект, уложившийся в согласованные сроки и затраты, но не окупившийся по результатам проекта (затраты велики, результат неактуален к окончанию проекта, заказчик не может воспользоваться результатом и т. п.) будет успешен по традиционной методологии, но не успешен по методологии, ориентированной на заказчика. Ответственность за неуспешность такого проекта несет заказчик и, в некоторых случаях, проектный офис либо служба заказчика .

  В целом можно определить цель управления проектами следующим образом:

  «Целью управления проектом(-ами) является достижение заранее определенных целей при заранее известных ограничениях и целесообразном использовании возможностей, реагировании на риски.»

  Даже при достижении поставленных целей и целесообразности изменений, проект может не соответствовать ожиданиям заинтересованных сторон. В проектах с высоким уровнем изменений требуется управление ожиданиями.

  Корпоративная система управления проектами

  В целях решения проблем, связанных с конфликтами целей, приоритетов, сроков, назначений, ресурсов и отчетности в условиях комплексных работ (проектов) создается корпоративная система управления проектами, включающая в себя организационные изменения в компании (офис управления проектами), методологическую базу и информационную систему управления проектами.

  Процедуры управления проектом

  Процедуры управления проектом по традиционной методологии

  Последовательность процедур управления проектом:

  • Определение среды проекта.
  • Формулирование проекта.
  • Планирование проекта.
  • Техническое выполнение проекта (за исключением планирования и контроля).
  • Контроль над выполнением проекта.

  Процедуры управления проектом по методологии PMI

  Основные процедуры и процессы описаны в стандарте PMBOK :

  • Определение требований к проекту
  • Постановка чётких и достижимых целей
  • Балансирование конкурирующих требований по качеству, возможностям, времени и стоимости
  • Адаптация спецификаций, планов и подходов для нужд и проблем различных заинтересованных лиц (стейкхолдеров)

  Процедуры управления проектом по методологии IPMA

  • Системное представление Управления проектами IPMA
  • Национальные требования к компетенции специалистов по управлению проектами (НТК)

  Процедуры управления проектом по методологии PRINCE2

  • Начало проекта (SU).
  • Запуск проекта (IP).
  • Планирование проекта (PL).
  • Управление проектом (DP).
  • Контроль стадий (CS).
  • Контроль границ стадий (SB).
  • Управление производством продукта (MP).
  • Завершение проекта (CP).

  Прочие процедуры (управление командой, контрактами) вынесены «за рамки» методологии и называются инструментарием менеджера проекта. Кроме того, методология рассматривает «компоненты», которые состоят из Бизнес плана (Business Case), организации, планирования, управления рисками, управления качеством, управление конфигурацией, контроля и управления изменениями.

  План управления проектом

  План управления является основным документом, с которого должен начинаться любой проект. План корректируется в течение всего проекта.

  В плане управления проектом должно быть отражено: содержание и границы проекта, ключевые вехи проекта, плановый бюджет проекта, предположения и ограничения, требования и стандарты.

  Стандарты управления проектами

  Международные стандарты управления (менеджмента) проектами:

  Национальные стандарты с расширенной географией применения:

  •  ANSI PMI PMBOK 5th Edition - A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)
  • PRINCE2 (PRojects IN a Controlled Environment)
  • ISEB Project Management Syllabus
  • Oracle Application Implementation Method (AIM)

  Национальные стандарты управления проектами:

  Стандарты оценки компетенции менеджера проекта:

  • ICB IPMA Competence Baseline (IPMA)
  • НТК (Национальные требования к компетентности специалистов) (Ассоциация управления проектами «СОВНЕТ», Россия)
  • NCB UA (National Competence Baseline, Version 3.0) (Украина)

  Методологии управления проектами

  1. Методология PMI , сформулированная в виде стандарта PMBOK , базируется на концепции управления проектами через группу стандартных процессов. Однако последняя версия стандарта PMBOK отражает существенную коррекцию методологии в сторону интерактивных методик.
  2. Методология IW URM (Unique Reliable Method), разрабатывалась и оттачивалась с тем, чтобы в любом проекте был гарантирован успех - цели клиента достигнуты в оговоренный срок, в рамках определенного бюджета и с необходимым качеством. Для реализации разных типов проектов используется набор различных процедур, документов и технологий, наиболее подходящих для конкретного типа проекта.
  3. Процесс управления проектами TenStep помогает менеджерам проектов успешно руководить проектами всех видов. TenStep предлагает пошаговый подход, начинающийся с простейших вещей и заканчивающийся настолько изощренными приемами, насколько это может потребоваться для конкретного проекта, включая шаблоны документов.
  4. Методология

  Причинами построения КСУП в компаниях, достигших определенного уровня развития, обычно называют два ожидаемых эффекта. Первый из них – экономия дорогостоящего времени руководителей проектов за счет созданной инфраструктуры. Второй эффект заключается в упрощении контроля за проект-менеджерами в условиях, когда их число в бизнесе растет. Вполне естественным является, что без компонента информационной системы (ИСУП) трудно представить современное управление проектами. Это связано с требованием эффективности, достигаемой технологическим обеспечением КСУП.

  Средства поддержки управления проектами

  Управление проектами постепенно все больше смещается в виртуальную среду реализации. Это вызвано потребностью многократного увеличения самого важного ресурсного потенциала для решения уникальных задач – человеческого. Даже в России в ближайшие годы мы столкнемся с тем, что квалифицированный ответственный ресурс для выполнения проектной задачи окажется самым дефицитным среди множества других. Поэтому встанет вопрос о переводе проектных команд на виртуальную основу деятельности. И ни языковые, ни культурологические ограничения не смогут в значительной степени воспрепятствовать данной тенденции.

  Первые шаги в этом направлении уже сейчас закладывают фундамент будущей модели управления бизнесом. Они заключаются в комплексе мероприятий по внедрению и развитию технических, программных и информационно-коммуникационных средств ИСУП (информационных систем управления проектами). Затраты на автоматизацию представляются пока несоизмеримыми с достигаемыми эффектами, далеко не все проекты данного типа заканчиваются успехом. Но общий процесс постепенно набирает обороты, появляются интересные глубоко интегрированные решения, поддержка процессов управления проектов все более реальна.

  С позиции проектной практики компании активно применяют специализированные программные продукты (ПП), в том числе и по созданию единого информационного пространства в рассматриваемом виде управленческой деятельности. Но ИСУП – это не только набор элементов программного обеспечения. Немаловажную роль в ней играет аппаратная часть, серверный компонент, профильные корпоративные системы и связь с ними.

  Информационные системы управления проектами должны рассматриваться как комплексные программно-технические решения в рамках реализации общей IT-политики компании. Вместе с тем, ключевую роль для пользователей системы играет ее внешний и сущностный аспект, выражающийся в интерфейсах взаимодействия, логике работы, коммуникационном и сервисном удобствах. В настоящий момент на рынке программного обеспечения представлено масса специализированных программ, среди которых доминирует пакет MS Project. Далее вашему вниманию предложена модель применяемых средств для автоматизации проектного управления с учетом их соответствия процессным блокам.

  

  (нажмите для увеличения)

  На модели видно разграничение ПП по трем основным секторам.

  1. Бизнес-планирование и анализ экономической эффективности, которые решают соответствующие задачи.
  2. Разработка проекта в части его непосредственной реализации, минимизации рисков и собственно управление работами. В данном секторе решаются задачи планирования работ с учетом пула доступных и привлекаемых ресурсов. Осуществляются контрольные мероприятия и коррекция планов.
  3. Коммуникационное обеспечение в части информации, отчетности и документационного обеспечения, включая архивирование.

  Задачи и функции информационной системы

  Разработка и развитие ИСУП преследует несколько целей, которые вливаются в общий целевой контекст корпоративной системы управления проектами. В первую очередь, это рост эффективности управления за счет повышения скорости, технологичности и процедурной наполненности. Во-вторых, автоматизация позволяет повысить рациональность использования всех ресурсов компании в проектной деятельности: рабочего времени, финансов, мощностей и т.д.

  Среди основных задач ИСУП можно выделить следующие:

  • перевод замысла в планировочную модель проекта;
  • выполнение финансово-экономических расчетов по проектам, их анализ, сценарирование прогнозов и обеспечение принятия решений по всей линейке инициатив;
  • создание и оптимизационная корректировка планов проектных работ, начиная с портфеля, программ и заканчивая локальными проектными задачами;
  • обеспечение функционирования единого информационного поля, собранного из результатов пакетной работы с применением специализированного ПО разной направленности.

  Следует заметить, что функции планирования и контроля занимают главенствующее место среди областей автоматизации на основе ПП, задействованных в ИСУП. Однако последнее время стали активно развиваться решения, где акцент делается на отчетность, оценку трудозатрат, мотивационные модели, оперативность постановки и исполнения задач, документооборота. В этой связи интерес представляет матрица функций информационной системы, основанная на принципах детализации при отборе проектов и этапах проектного цикла. Матрица показана ниже, ее основу составляют функциональные блоки.

  1. Календарно-сетевое планирование.
  2. Управление ресурсами: персоналом, финансами, оборудованием, материалами.
  3. Отчетность по работам с позиции трудозатрат.
  4. Документационное обеспечение проектного управления.

  

  (нажмите для увеличения)

  Как известно, автоматизация не должна развиваться стихийно, хотя зачастую именно так и происходит во многих компаниях. Во всяком случае, первые ПП в области проектного управления так и возникают. Сначала появляются люди, частично или полностью занятые в проектах. Затем кто-то из проект-менеджеров инициирует применение программных средств, и, наконец, ПП получают развитие. Но на определенном этапе парадигма ИСУП претерпевает изменение.

  Руководство приходит к выводу, что нужно применить комплексный, системный подход, поскольку проектная деятельность становится довольно распространенной практикой и даже более того. Она начинает занимать слишком много времени, людских ресурсов, чтобы не заботиться о ее эффективности с учетом синергии с операционным контекстом управления. Тогда-то и возникает потребность ответить на ряд вопросов, связанных с организацией интегрированной ИСУП более высокого уровня.

  1. По методологии управления проектами, по важности и реализуемости какие бизнес-процессы должны быть поставлены в первую очередь?
  2. Как ранжировать описанные бизнес-процессы с позиции их автоматизации?
  3. Какие «коробочные» решения в настоящий момент предлагает IT-рынок?
  4. Какие интеграционные мероприятия потребуются при внедрении ПП в проектную практику?

  Программное обеспечение в информационной системе

  Как мы выяснили в прошлых разделах, требуется цельный взгляд на сложившуюся модель проектной парадигмы бизнеса. Нужно переосмыслить финансовую, инвестиционную политику, IT-политику так, чтобы, обнаружив очаги повышения эффективности проектов на качественном уровне, включить вопрос развития ИСУП в информационно-коммуникационную стратегию.

  Делать это должны три руководителя: директор по развитию или лицо, отвечающее за инвестиционное направление, финансовый директор и IT-директор. Основанием для построения плана развития информационной системы является ее структура в компоненте КСУП. Структурирование выполняется с учетом нескольких оснований:

  • этапы жизненного цикла проектов;
  • функции управления и ИТ-обеспечения;
  • уровень проектного и функционального управления;
  • специализация и гамма сервисов программных продуктов, рассматриваемых к применению.

  

  (нажмите для увеличения)

  Из-за Российской специфики для бизнес-планирования и оценки экономической эффективности проектов лучше всего применять один из флагманских отечественных ПП компаний Expert Systems или Альт Инвест. Эти продукты более 20 лет успешно используются, позволяют работать в программном и портфельном режиме, отрабатывая всю гамму вопросов моделирования на предынвестиционной стадии. Для информационного сопровождения инвестиционного и постынвестиционного этапов можно применять и ПП западного производства, и отечественные разработки. На рыке лидирует линейка средств компании Microsoft.

  Пакет MS Project Portfolio Server призван обеспечить более высокое качество и сервис в портфельном управлении организации, он имеет модульное построение. Первый модуль решают задачи сбора проектов в единый интерфейс, проверки их на соответствие стратегии, первичного отбора на проработку. Второй модуль позволяет выполнить оптимизацию портфеля, выстроить рейтинги проектных задач в нем, помогает составить и утвердить корпоративный портфель. Мониторинг проектов по запланированным показателям на предмет выявления текущих проблем выполняется в третьем модуле, с его помощью руководство получает свободу маневра в масштабе всего портфеля.

  ПП для календарного планирования и управления временными ресурсами проекта выполняют следующие функции:

  • планирование работ по составу и последовательности выполнения;
  • планирование и распределение ресурсов;
  • анализ бюджета рабочего времени;
  • календарная оптимизация;
  • визуализация плана;
  • отчетность по исполнению графика проекта.

  Программы для эффективного управления стоимостными аспектами и бюджетированием проекта обеспечивают:

  • инвестиционное моделирование и разработку программы привлечения средств;
  • разработку и сценарное моделирование бюджета проекта в динамике;
  • контрольные мероприятия затрат и стоимости;
  • отчетность и интеграцию в систему общекорпоративных финансов.

  Программные блоки ИСУП, связанные с управлением рисками и коммуникациями проектов, активно развиваются, у них большой потенциал. Впереди прорисовываются интересные перспективы по разработке интегрированных блоков или отдельных продуктов, связанных с управлением виртуальными командами. Это весьма перспективное направление и для интернационализации бизнеса. Правда, западники нам прочат еще большую изоляцию и регресс, но я в это не верю. Российский менеджмент, несмотря ни на какие вызовы, сохраняет шансы и к реанимации, и к экспансии.

  Система управления проектами - это набор организационных и технологических методов и инструментов, которые поддерживают управление проектами в организации и помогают повысить эффективность их реализации. Часто термин система управления проектами трактуют более узко как автоматизированную или информационную систему управления проектами, т.е. программу. Организационную и методическую составляющие при этом вкладывают в термин корпоративная система управления проектами. Далее будем придерживаться таких трактовок терминов.

  Цели системы управления проектами

  • Повышение эффективности сотрудников компании при работе над проектами.
  • Улучшение качества управления проектами руководителями проектов.
  • Повышение эффективности управления всем портфелем проектов компании - больше проектов в срок и в рамках бюджета с меньшими затратами.

  Задачи системы управления проектами

  Для достижения указанных целей необходимы соответствующие инструменты. Если детально не описывать весь функционал, то системы управления проектами предназначены для решения следующих задач:

  1. Обеспечить руководителя проекта инструментарием планирования проекта и контроля хода его реализации.
  2. Предоставить участнику проекта понятный инструмент для выполнения задач проекта и доступа ко всей необходимой для их выполнения информации.
  3. Руководителю подразделения дать инструмент контроля загрузки сотрудников по проектным и непроектным задачам, предоставить информацию для принятия решения о назначении сотрудников на новые проекты, перераспределения нагрузки между ними.
  4. Директору проектного офиса предоставить удобный инструмент, который позволит автоматизировать рутинные операции и установить полный прозрачный контроль за состоянием всего портфеля проектов и качеством работы конкретных руководителей проектов.
  5. Руководителю компании обеспечить единую панель мониторинга всех проектов компании с возможностью оперативного анализа отклонений и принятия управленческих решений.
  6. Акционерам компании важно видеть соответствие портфеля выполняемых проектов стратегическим целям компании.

  Требования к функциональным возможностям информационных систем управления проектами вытекают из особенностей процессов управления проектами в каждой конкретной организации.

  Области применения систем управления проектами

  В зависимости от отраслевой принадлежности и специфики существуют различные области их применения

  Существуют как специализированные системы для указанных отраслей, так и интегрированные системы управления проектами, которые предназначены для управления различными типами проектов. Подстройка под специфику отрасли осуществляется через гибкие настройки паспорта проекта, отраслевых справочников и методов управления. Таким продуктом, в частности, является информационная онлайн система Адванта.

  Выгоды от использования системы управления проектами (ROI)

  Система управления проектами может и должна окупаться за счет повышения эффективности проектной деятельности - деятельности, оперирующей финансами, ресурсами и сроками (которые в свою очередь хорошо пересчитываются в финансы). Для расчета возможного ROI (Return On Investment) необходимо взять финансовые и временные характеристики проектов компании и применить к ним ожидаемые бизнес-выгоды от внедрения системы.

  Возможные бизнес-выгоды от информационной системы управления проектами по версии Forrester Research:

  • Сокращение числа проектов, которые не соответствуют стратегии компании

  Отказываясь от проектов, которые не нужны или не соответствуют стратегии, можно снизить затраты по всему портфелю проектов.

  • Повышение эффективности использования ресурсов

  За счет улучшение распределения ресурсов между проектами, более четкого контроля загрузки сотрудников.

  • Снижение перерасходов бюджета

  Можно достичь путем улучшения планирования и повышению контроля за расходованием.

  • Сокращение процента неудачных проектов

  Благодаря эффективным средствам мониторинга проектов, внедрения методологии через информационную систему, проектный офис может существенно снизить процент проектов, неспособных достичь поставленные цели, уложиться в сроки и бюджет.

  • Сокращение временных затрат проектных офисов и руководителей проектов

  Сокращение времени на сбор данных и формирования вручную отчетов по статусу проекта высвобождает временные ресурсы на более приоритетные задачи.

  Как обосновать руководству необходимость системы управления проектами?

  Этот вопрос скорее из области психологии, чем из области экономики. Совершенно ясно, что если руководитель организации (или хотя бы один из его заместителей) не будет заинтересован во внедрении системы управления проектами, то такой проект будет почти гарантированно неуспешен.

  Про экономику с руководителем говорить обязательно нужно, как и про повышение эффективности управления проектами. Для этого подойдут статьи про окупаемость инвестиций в создание проектного офиса, информационные системы управления проектами, примеры улучшений у коллег из отрасли и простое объяснение выгод на кейсах ваших же не очень успешных проектов. Но без взятия ответственности (хотя бы ограниченной) на себя за результаты изменений ничего не получится. Так что дерзайте!

  Разработка системы управления проектами

  А нужно ли разрабатывать?

  Сегодня на рынке присутствует большое количество современных систем управления проектами, которые могут быть адаптированы под потребности компании без программирования. Примером такой системы является Адванта. Прибегать к собственной разработке системы управления проектами стоит только в случае, если отраслевая специфика и задачи организации по управлению проектами очень уникальные. Для решения задач отдела управления проектами можно адаптировать уже готовые инструменты.

  Готовы ли Вы инвестировать в разработку и поддержку?

  Следует иметь ввиду, что собственная разработка, кроме значительных временных и финансовых затрат, таит в себе множество рисков, связанных с дальнейшим развитием и поддержкой системы. Также следует хорошо задуматься о рисках выбора коробочных средств управления проектами с ограничениями в настройке и возможностями программирования (например, 1С, Microsoft Project Server + SharePoint). Такие проекты часто переходят в формат постоянных доработок и программирования, сроки проекта увеличиваются в разы, соответственно в разы увеличивается бюджет проекта, компания «подсаживается на иглу» достаточно уникальных программистов.

  Виды информационных систем управления проектами

  По техническим характеристикам системы управления проектами можно разделить на следующие виды:

  • Локальные/настольные (например, Microsoft Project).
  • Клиент-серверные, когда на сервере устанавливаются основные компоненты ПО, а на локальном компьютере устанавливается приложение клиент (например, Microsoft Project Server, Oracle Primavera).
  • Веб-базированные - для использования таких приложений нужен лишь интернет-браузер (например, Адванта).

  Современные информационные системы управления проектами все чаще создаются как веб-базированные интернет приложения. В них можно выделить 2 отличительных признака:

  • По месту расположения ПО (системы, базирующиеся в облаке либо на сервере предприятия).
  • По модели ценообразования (системы покупаются один раз на весь период использования, либо взимается арендная плата за использование - SAAS).

  Сейчас на рынке инструментов управления проектами очень много бесплатного или условно бесплатного (недорогого) ПО, продающегося по схеме SAAS. Как правило, недорогое ПО подходит для небольших команд и в основном обладает функционалом таск-менеджеров (систем управления задачами), ведения списка клиентов и т.д. Такие системы в основном ориентированы на малый бизнес.

  Средний и крупный бизнес в России, как правило, предпочитает иметь возможность хранить основные данные у себя на серверах либо в арендуемом дата-центре (что также позволяет при необходимости быстро перенести данные к себе). Сервисным провайдерам ПО по схеме SAAS (как российским, так и западным) данные пока доверяет в основном малый бизнес из-за существующих рисков безопасности, утечки данных, которые уже не раз случались в России. Стоит ли говорить, что эффективность управления проектами в таком случае резко падает.

  Поэтому сейчас самое оправданное решение - выбрать онлайн систему управления проектами с возможностью хранения всей информации на своем либо арендуемом серверном оборудовании.

  Выбор системы управления проектами

  Если Вы решили заняться выбором системы управления проектами для вашей организации, то Вы, конечно, можете пойти стандартным путем и проанализировать большое количество сравнений, рейтингов и обзоров, но никакие аналитические статьи не примут за Вас решение о том, какие инструменты управления проектами лучше всего подойдут именно вашей компании.

  Инструменты управления проектами

  Планируя создание отдела управления проектами, следует понимать, что само по себе наличие такой структуры не решит проблем с оптимизацией рабочих процессов на всех уровнях. Чтобы сотрудники нового подразделения смогли успешно выполнять свои обязанности, необходимо предоставить им в помощь удобные и функциональные средства управления проектами. Не следует думать, что это можно сделать не сразу, а позже, уже в процессе работы нового отдела. Без правильного инструментария невозможно получить аналитику по текущим проектам, то есть хотя бы распланировать комплекс мер для роста эффективности управления проектами и отслеживать их выполнение.

  Наличие инструментов управления проектами последовательно решает следующие задачи:

  • Сбор информации о текущих и запланированных проектах компании.
  • Аналитическая работа и выявление отклонений.
  • Поэтапное внедрение нововведений направленное на стандартизацию управления проектами.
  • Контроль над работой новой структуры и ее последующий апгрейд.

  Сформулировать требования

  В первую очередь важно сформулировать требования к вашей будущей информационной системе. Не нужно бояться слов Техническое задание, и тем более месяцами разрабатывать такие документы. Важно собрать цели, бизнес-требования основных руководителей и получателей выгод от системы в компании, обобщить их и начать внимательный выбор решений.

  Разработать контрольный пример

  Очень грамотным подходом является разработка контрольного примера на основе вашего существующего процесса управления проектами (раз Вы управляете проектами, то какой-то процесс у вас точно есть, пусть и не на бумаге). Напишите его просто текстом с нумерованным списком, отдельно напишите список общих требований и приложите перечень отчетов, которые Вы хотели бы получать. Этот контрольный пример Вы сможете использовать для просмотра и тестирования систем, между которыми будет проводиться выбор. А лучше всего выслать этот пример разработчику/поставщику системы и попросить смоделировать демопример/прототип для Вас.

  Скорость, простота настройки прототипа и готовность поставщика сделать это для вашей компании является отличной лакмусовой бумажкой . Это покажет вам простоту/сложность последующего внедрения системы, компетентность специалистов поставщика и готовность будущего партнера работать с вами на ваши результаты.

  Выбрать партнера по внедрению

  Кстати, качество взаимодействия с вами представителей компании поставщика ПО и услуг на этапе обсуждения ваших задачи, подготовки прототипа, тестирования системы является определяющим при выборе надежного партнера для такого важного проекта как внедрение системы управления проектами. Ни дополнительный функционал, ни низкая цена, ни известный бренд других систем и поставщиков не смогут вам компенсировать возможного экономического и репутационного ущерба от неуспешного проекта внедрения. Вы конечно снизите свою первоначальную ответственность предложив руководству на выбор самые известные бренды и предоставив возможность руководителю сделать этот выбор, а самому оставаясь в тени. Но даст ли это значимый результат Вам и вашей компании?

  Только активная, точнее проактивная позиция инициатора выбора и внедрения системы, его неравнодушие к результатам проекта позволит стать проекту успешным, вне зависимости от подводных камней, которые встретятся на Вашем пути. Ведь Вы будете делать осознанный выбор и с Вами будет надежный партнер.

  Внедрение системы управления проектами

  Внедрение системы управления проектами на практике - это большой самостоятельный организационный проект, которым нужно управлять по всем правилам проектного управления и управления изменениями в компании.

  Грамотно инициировать проект

  Для начала необходимо грамотно инициировать проект в компании. Необходимо назначить руководителя проекта, сформировать рабочую группу и разработать свой внутренний план внедрения системы управления проектами. Не обязательно делать детальный план, важно чтобы Вы четко определились с организационными (в каких подразделениях) и функциональными (какой функционал) рамками проекта и разделили весь проект на понятные и самодостаточные этапы.

  План внедрения системы необходимо согласовать с вашим партнером по проекту внедрения (если вы планируете привлекать внешних специалистов). Опытный партнер, опираясь на свою практику, подскажет как лучше построить проект внедрения системы, чтобы быстро получить результаты и не совершить типовых ошибок.

  Быстро получить первые результаты

  Очень важно быстро получить первые положительные результаты от проекта. Это позволит руководству компании убедиться в верности выбранного курса, а участникам проекта и пользователям системы вдохновиться и запастись дополнительной мотивацией на реализацию всего проекта.

  Что включить в рамки пилотного проекта?

  Необходимо дать пользователям и руководству удобный и простой единый инструмент управления проектами предприятия, пока не усложняя сами процессы управления.

  Основные задачи пилотного проекта:

  • Создать единый реестр проектов, запустить процедуры его актуализации на верхнем уровне.
  • Создать единое хранилище проектной документации.
  • Автоматизировать проектный документооборот с базовыми процессами разработки и согласования документов.
  • Предоставить всем участникам проектов единую рабочую среду для обсуждения проектных вопросов и обмена информацией.

  По сути на первом этапе важно получить проектный портал, который позволит всем заинтересованным лицам от ТОП-менеджеров до участников проектов покрыть свои базовые потребности в информации по ходу реализации проектов в компании.

  Какая система позволит это сделать?

  Важно выбрать такую систему управления проектами, которая позволит:

  • Начать использовать базовый функционал с возможностью его поэтапного развития (не жесткая система, которую нужно сразу проектировать и программировать с учетом всех функций).
  • Быстро (за 1-2 недели) запустить основные процессы в компании.
  • Легко обучить пользователей в ходе внедрения (пользователь видит только нужный ему функционал).
  • Получить не сопротивление от пользователя, а благодарность за облегчение работы (дружелюбный интерфейс, ориентированный на пользователя).
  • Иметь запас широкого функционала и гибких возможностей по его настройке для автоматизации новых процессов и корректировки внедренных процессов по мере повышения уровня зрелости компании.

  Системы управления проектами

  Онлайн система управления проектами предоставляет собой проектно-ориентированное рабочее пространство для ведения одного или нескольких проектов, доступное всем участникам проекта через интернет.

  Онлайн системы управления проектами обычно содержат:
  - Панель состояния проекта (Dashboard)
  - Календарь
  - Задачи (по проектам и ответственным)
  - План проекта (Milestones)
  - Сетевой график (Gantt Chart)
  - Список сотрудников (с возможностью просмотра загруженности каждого)
  - Отчеты по проекту
  - Систему учета рабочего времени (тайм-трэкинг)
  - Блог, форум, чат или систему сообщений (с контролем статуса)
  - Wiki
  - Хранилище файлов и документов
  - Issue-трекер (баги и тикеты)

  Такие сервисы обычно имеют систему разграничения прав доступа сотрудников к информации, а также часто предполагают предоставление ограниченного доступа клиентам или фрилансерам для участия в проекте.

  Ниже вы найдете некоторые интересные новости о системах управления проектами
  

  2016. В Мегаплане появился чат

  
  Сервис для совместной работы и управления бизнесом Мегаплан выкатил "самое большое обновление за всю историю". В нем появился удобный ("живой") рабочий стол, продвинутый конструктор отчетов, центр уведомлений, улучшенные карточки и списки задач и наглядная воронка продаж. Но главным обновлением (по мнению разработчиков) является внутренний чат. По задумке, он должен стать центральным местом работы в системе: в чате сотрудники смогут общаться, обмениваться файлами, получать уведомления, создавать задачи, сделки. Также чат будет использоваться для хранения истории по проектам, клиентам. Таким образом, при увольнении/приеме на работу сотрудников будет обеспечена сохранность информации и быстрая адаптация. Правда, пока чат работает только в браузере.

  2015. Вышел Basecamp 3

  
  Первая версия легендарного сервиса для управления проектами Basecamp вышла в году, вторая - в , и вот недавно вышла 3 версия. В ней наконец-то сняли ограничение с количества проектов во всех тарифных планах (до сих пор анлим проектов был доступен только в самом высшем тарифу). Среди новых функций отметим автоматические check-in опросы команды, например "что ты сделал за сегодня?", расписание отдыха (можно установить дни и часы, когда Basecamp не будет слать оповещения), приватные чаты (пинги), улучшенный групповой чат Campfire, отдельные чаты с клиентами, кнопка "Applause" (аналог Like) в постах, @упоминания, таймлайны проектов (аля Facebook), возможность назначать задачу сразу нескольким сотрудникам, улучшенный поиск, отчеты, папки для документов, новый редактор текста, обновленные мобильные приложения для Android и iOS.

  2013. Scrumban - визуальное управление задачами для Битрикс24 и Битрикс-портала

  В интранет-продуктах Битрикс есть миллион собственных инструментов, в т.ч. и для управления задачами и проектами. Но ведь всегда хочется чего-нибудь еще более удобного, правда? Вот компания Сибирикс придумала Scrumban дополнение к Битрикс24 и 1С-Битрикс:Корпоративный портал, которое позволяет управлять проектами и задачами на симпатичной визуальной доске. Для каждой задачи создается карточка с описанием, участниками, чек-листами, тайм-трекером, файлами, комментариями... А эти карточки отображаются на доске в колоночках, согласно их статусу (например, «Приняты в работу», «Выполняются», «Завершены»). Таким образом, руководитель одним взглядом может оценить общее состояние проекта (или состояние рабочих процессов). Для локального Битрикс-портала это решение стоит 11060 рублей. А для SaaS-сервиса Битрикс24 - пока бесплатно (т.к. еще что-то там допиливают).

  2013. В Worksection появилась возможность добавления комментариев и задач по email

  
  Worksection обычно отправляет email-уведомления о новой о задаче, подзадаче или комментарии. Теперь на эти уведомления можно отвечать. Ваш ответ на email-уведомление о задаче, подзадаче или комментарии будет добавлен как новый комментарий в ветку обсуждения задачи или подзадачи. А ответ на приглашение в проект будет добавлен как новая задача. Этот механизм не является полноценной заменой постановки задач через аккаунт, однако позволяет подготовить список задач, не покидая электронной почты, а затем, войдя в аккаунт, расставить ответственных, нужные приоритеты, метки и сроки.

  2013. Wrike опять изобрел революционный интерфейс

  Сервис для управления проектами Wrike уже несколько раз обновлял свой интерфейс, и каждый раз новый интерфейс был революционным. Так случилось и в этот раз. Новая версия Graphit (по словам разработчиков) делает работу онлайн еще проще и эффективнее за счет контрастного дизайна, который фокусирует внимание пользователей на содержании их работы. Кнопки функций теперь расположены более компактно, и выполнение привычных действий занимает еще меньше времени. Также появился ряд новых полезных функций: уведомление о последних обновлениях в текущей задаче, установление зависимостей между задачами без перехода на диаграмму Ганта и таймер, который позволяет в реальном времени «транслировать» коллегам статус задачи, над которой вы работаете. Также были улучшены и емейл уведомления. Теперь пользователи смогут узнать обо всех непросмотренных изменениях задачи из одного письма, структура и дизайн которого будут повторять уже полюбившуюся им ленту новостей.

  2013. TeamBridge - система управления проектами без ничего лишнего

  
  Создатели нового онлайн сервиса для управления проектами Teambridge говорят, что они отсекли все лишнее, что может перегружать, сбивать с толку пользователей, и создали очень простую и удобную систему, в которой будут работать сотрудники в разрезе отделов и проектов. В целом, система действительно довольно понятная - напоминает старый Basecamp. Рабочая область, создаваемая для отдела или проекта, содержит команду сотрудников, вехи (цели), задачи, обсуждение, файлы, календарь, список контрагентов, ленту активности. Используя эти штучки сотрудники себе удобно работают, а руководитель может видеть полную картину происходящего: как продвигается каждый проект и как работает каждый отдел.

  2013. Wrike превращается в Google Wave

  Помните Google Wave ? Это тот супер-сервис для совместной работы, который Google закрыл. Но, как вы знаете, не все то, что Гугл закрывает - плохо. Поэтому не удивительно, что другие сервисы используют Google Wave в качестве ориентира. Например, сервис для управления проектами Wrike . В конце прошлого года Wrike реализовал возможность одновременного редактирования страниц задач и проектов несколькими участниками. А теперь они добавили возможность просмотра изменений в стиле "playback". Т.е. если вы были какое-то время в оффлайне, или занимались другими делами, а потом возвращаетесь к задаче - вы можете "промотать" историю изменения этой задачи от начала и до конца. Можно также "откатить" задачу к одной из промежуточных версий описания. В общем, если вы посмотрите сейчас на интерфейс Wrike, вы сразу же вспомните гугловскую волну. Напомним, что Wrike в России в декабре прошлого года.

  2012. Новый Basecamp: все гениальное - просто

  2010. Teamwox выпустил решение для хостинг провайдеров

  
  TeamWox, web-система для совместной работы и управления бизнесом, теперь может стать дополнительным источником заработка для хостинг провайдеров. Новый бесплатный компонент TeamWox SaaS Agent позволяет хостинг провайдерам за пару минут создавать и управлять выделенными версиями системы TeamWox для своих клиентов. В агенте автоматизировано все, включая выделение лицензий и регистрацию DNS записей. Важной особенностью является возможность абсолютно бесплатного хостинга 10 пользовательских версий. Напомним, приложение TeamWox включает в себя веб-сервер (т.е. не требует отдельных серверов IIS или Apache), бизнес-логику и доступ к данным (базе данных и файловому хранилищу). Сервер TeamWox работает в виде сервиса на компьютерах с ОС семейства Microsoft Windows XP SP2 и выше. На данный момент Teamwox в качестве SaaS сервиса предоставляют уже около 50 провайдеров.

  2010. Teamwox интегрировали с 1С

  
  В новой версии web-системы для совместной работы и управления проектами Teamwox доступна предварительная версия агента синхронизации данных между TeamWox и продуктами 1С (TeamWox 1С Sync). Использование агента позволяет синхронизировать с 1С 8.1 полный список клиентов, поставщиков, контактную информацию. Новая информация, которая поступила от менеджера о потенциальном клиенте или о новом клиенте, который осуществил платеж по счету, будет доступна всем сотрудникам компании вне зависимости от ПО, которое они используют на рабочем месте. Возможность импортировать список сотрудников компании из 1C в TeamWox позволяет после установки сервера TeamWox быстро, без лишних затрат времени выстроить структуру компании в системе групповой работы и начать использовать ее всеми сотрудникам компании.

  2010. IBN Zippy - инструмент совместной работы для малого бизнеса

  
  Компания Медиачеис, разработчик web-системы для совместной работы IBN (Instant Business Network) выпустила версию для малого бизнеса IBN Zippy . Она включает в себя базовую функциональность для управления проектами и задачами, обработки заявок клиентов и хранения документов. Система может поставляться как в виде коробочного продукта для установки на собственный сервер, так и в виде web-сервиса (на хостинге IBN). Примечательно, что количество пользователей как для коробочной версии, так и для версии в аренду, не ограниченно. Стоимость инсталлируемой версии от 9990 руб (в зависимости от комплектации), при этом версия с ограничением 5 юзеров - вообще бесплатна. Стоимость арендуемой версии зависит только от объема места на диске и стоит от 890 руб/мес за 1 Гб.

  2009. Zoho Projects интегрировали с Google Apps

  
  Zoho продолжает свою политику интеграции с конкурентами. На этот раз онлайн сервис для управления проектами, Zoho Projects , интегрировали с Google Apps. Данная связка выглядит вполне логично, т.к. в составе Google Apps нет собственного инструмента для управления проектами и задачами. Что конкретно сделано? Во-впервых, прикрутили авторизацию с помощью корпоративного имейла, зарегистрированного в Google Apps. Во-вторых, к проектам теперь можно легко аттачить документы прямо из Google Docs (примечательно, что этого пока нельзя делать даже в собственных сервисах Гугла - GMail и Google Sites, там где подобная функциональность нужна).

  2009. OfficeZilla - бесплатный сервис для управления проектами

  
  Я не предлагаю вам использовать сервис OfficeZilla , потому как он плохо поддерживает русский язык. Я не буду восхищаться функциональностью и интерфейсом этой системы: хотя там есть несколько интересных фич, но в целом OfficeZilla проигрывает Basecamp и его ближайшим преследователям. Тем не менее, сервис OfficeZilla достоен уважения и того, чтобы обратить на него внимание. Дело в том, что его создал и поддерживает всего лишь один человек - американский парень Джордж Скотт. Он же занимается саппортом, маркетингом и продажами. И в контактах стоит его мобильный телефон. Так вот, посмотрите, что ему удалось достичь

  2008. Медиaчеис IBN - российский виртуальный офис

  
  Создатели IBN (Instant Business Network) позиционируют свой продукт как систему управления проектами, а иногда как Helpdesk, а иногда как портал для совместной работы - альтернативу Sharepoint. (Наверно, это зависит от того, кому ее продают). Но дело в том, что функциональность всех этих приложений в IBN действительно присутствует. Я думаю, что наиболее точно такие системы определяют сейчас, как "виртуальный офис".

  2008. Wrike выпустил Enterprise Edition

  
  Похоже, у системы управления проектами Wrike дела идут хорошо. Ее разработчики не просто выпускают новые фичи, но и постоянно увеличивают стоимость подписки на этот сервис. На днях в системе обновился сетевой график (Gantt Chart) - теперь задачи можно связывать, и они сдигаются соответственно на графике (как это делается в MS Project). И эта фича стала основой новой версии Enterprise, которая стоит уже на 4$ дороже версии Premium, в которой эта фича недоступна.

  2008. Мегаплан: бизнес приложение в стиле Артемия Лебедева

  
  На ИШ вышел довольно подробный обзор отечественной системы управления проектами Мегаплан . Если вы присматриваете для своей небольшой компании простой и удобный органайзер, то рекомендую с этим обзором ознакомиться. У меня этот сервис вызвал противоречивое впечатление.С одной стороны, действительно радует, как Web 2.0 технологии (и социальные, и интерфейсные) могут сделать бизнес приложения более удобными. Вот например, как карточка задачи выглядит в Мегаплане:При создании

  2008. Mediachase Instant Business Network - мощная система управления проектами

  
  В России обсуждение удаленной работы зачастую заканчивается выводомо ее приемлемости лишь для фрилансеров и людей с ограниченнымивозможностями. Распространенной причиной для отказа от «удалёнки»является боязнь потери контроля - как знать, что сотрудник именноработает, а не валяется на диване, что из-за его лени илинеорганизованности не будут сорваны сроки и т.п.?На Западе первые публикации об удаленной работе появились почти 25лет назад. Например, в далеком 1984 году журнал Time рассказывал про55-летнюю Лорейн Бернштайн (Lorraine Bernstein), которая с помощьюкомпьютера и телефона управляет 12 сотрудниками, работающими в двухофисах.Сейчас молодые компании зачастую не используют даже офисы. ВAutomattic (поддерживает блогерский сервис Wordpress.com, сервис борьбысо спамом Akismet, сервис аватаров Gravatar, разрабатывает движок дляблога Wordpress и движок для форумов bbPress) работает два десяткачеловек, проживающих в США, Германии, Великобритании, Австралии. И приэтом у них нет офиса.В случае удаленной работы, когда сотрудники территориальноразобщены, на первый план выходит управление проектами - надо знать,кто за что отвечает и каких успехов достиг, нужно иметь возможностьбыстро узнать, не будет ли срывов по срокам. Сегодня рассмотрим Instant Business Network (IBN) - мощный инструмент управления проектами и организации совместной работы.Instant Business Network - продукт российско-американской компанииMediachase. Приложение доступно как сервис подписки, так и в видесерверной версии, когда установкой и обслуживанием занимаютсяспециалисты вашей компании.