Записи в трудовой книжке: что написать кадровику? Правила заполнения трудовых книжек.

Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост. № 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г. Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.

Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета. Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях. Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.

Когда открывается

Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев. Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый. В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.

Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.

Трудовая книжка, образец заполнения при приеме на работу:

Как заполнять

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего - работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Выписка из трудовой книжки - образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2019. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Документы

Для заполнения трудовой книжки требуются:

• паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
• диплом об образовании;
• журнал учета трудовых книжек;
• свидетельство ИП или Устав организации;
• гербовая печать.

Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике

Трудовая книжка разделена на три части:

1. Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
2. Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
3. Раздел о награждениях.

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

• названия компании (вкл. правовую форму);
• типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Титульный лист

На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:

• Ф И О владельца;
• дату рождения (в числовом выражении);
• уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
• наименование профессии, указанной в дипломе;
• дату открытия трудовой книжки;
• подпись сотрудника;
• подпись лица, заполнявшего документ;
• гербовую печать организации.

Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2019:

Сведения о работе

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

1. Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
2. Дату приема на работу и других событий.
3. Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
4. Документальное подтверждение записи - наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео

Дополнительные сведения

1. По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
2. Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
3. Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
4. В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:

Примеры

А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».

При увольнении работника в графе № 3 нужно указать нормативный акт ТК, согласно которому была применена эта мера. Запись должна быть подтверждена печатью компании или отдела кадров и подписью лица, заполнявшего трудовую книжку. Сотрудник также должен расписаться в этой графе, подтверждая тем самым свое согласие с внесенными за время работы записями.

А. М. Шолохов выполнял обязанности продавца в ЗАО «Континент». 6 марта 2017 г. он был уволен за невыход на работу без уважительной причины. Приказ об увольнении был подписан в этот же день.

Награждения

Данный раздел содержит информацию о присвоенных работнику званиях, врученных ему дипломах, грамотах и других наградах, предусмотренных внутренними нормативными актами компании и законодательством. К таковым нельзя отнести благодарность руководства, выраженную в устной форме, а также регулярно выплачиваемые денежные премии, входящие в систему начисления заработной платы. Что и объясняет полное отсутствие сведений в этом разделе, встречающееся в трудовых книжках большинства работников. Причем различные грамоты и дипломы, выдаваемые работнику без выпуска соответствующего приказа, также являются лишь номинальным выражением благодарности, не отражаемым ни в трудовой книжке, ни в личном деле.

Заполнение трудовой книжки 2019, образец:

Оформление вкладыша

Если все свободные места в трудовой книжке были израсходованы и новые записи вносить некуда, открывается вкладыш. Обычно его вшивают в конец документа, так как конкретные указания об этом в инструкции по заполнению трудовых книжек отсутствуют. На титульном листе (или обложке) основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Правила ведения обоих документов идентичны, титульный лист вкладыша также подлежит заполнению. Нумерация записей продолжается после той цифры, на которой закончилось заполнение трудовой книжки. Если при заполнении вкладыша были допущены ошибки, его утилизируют в присутствии комиссии, составив акт. То же касается и забракованных или устаревших трудовых книжек.

Мы готовы ответить на возникшие вопросы - задавайте их в комментариях

Трудовое законодательство обязывает работодателя – организацию или индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки
на каждого сотрудника, проработавшего свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 и 309 Трудового кодекса РФ). Все записи в трудовую книжку вносят чернилами синего, фиолетового или черного цвета. И без каких-либо сокращений.

Трудовую книжку работник предъявляет при заключении трудового договора.
Предусмотрено два случая, когда в предъявлении трудовой книжки нет необходимости:

1. при поступлении на работу в организацию по совместительству (ст. 283 ТК РФ);
2. при поступлении на работу впервые (ст. 65 ТК РФ).

Как заполнить самый первый - титульный лист книжки.

1. Фамилию, имя и отчество работника указывается полностью.
   Данные можно взять из паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Например, водительских прав, военного билета или заграничного паспорта. Не заменяйте имя и отчество инициалами.
2. Дату рождения пишут арабскими цифрами.
   Число и месяц обозначают двузначными кодами. А год - четырехзначным кодом. Не следует писать месяц словами.
3. Образование.
   Данные в эту строку вносят на основании аттестата, удостоверения или диплома. Здесь может быть указано «высшее профессиональное», «среднее общее», «среднее профессиональное образование» и т. д. Также здесь можно указать незаконченное образование того или иного уровня.
4. Профессия, специальность.
   Данные также указываются исходя из документов об образовании.
5. Дата заполнения.
   Поставьте текущую дату, на которую вы оформляете трудовую книжку. Месяц можно указать как цифрами, так и словами. Ошибкой это не будет.
6. Подпись владельца книжки.
   В этой графе должен расписаться сам работник.
7. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
   Ее ставит тот, кто собственно и оформляет документ. Обычно это начальник отдела кадров. Но так как кадровую работу зачастую выполняет бухгалтер, то здесь может стоять и его подпись.
8. Место для печати.
   Ставится печать компании. Можно поставить и печать кадровой службы, если такая есть.

Всем сотрудникам, которые проработали в компании больше пяти дней, нужно внести запись в трудовую книжку.
Это касается только основного места работы.

Прием на работу

1. Внесите данные об организации в графу 3 раздела «Сведения о работе».
   Здесь укажите полное наименование организации. А также сокращенное, если оно есть.
2. В графе «№ записи» проставьте порядковый номер.
   Соответственно, если это первая запись - в графе будет стоять «1».
3. Дата. Укажите дату приема на работу арабскими цифрами.
4. На одном уровне с датой приема в графе 3 внесите запись о приеме на работу.
   Если вы нанимаете человека в определенное структурное подразделение, то укажите его наименование. Здесь же укажите наименование должности работника, согласно штатному расписанию.
5. В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого сотрудника приняли в организацию.
   Как правило, это приказ о приеме на работу.

Прием на работу по совместительству

Запись о совместительстве вносят в трудовую книжку по желанию работника.
То есть, если сотрудник сам вас об этом не просит, запись вносить не нужно. Нарушения в этом нет.
Но если работник попросил вас об этом, то внесите данные аналогично основному месту работы под следующим порядковым номером.
Запись делает именно работодатель по основному месту работы на основании заверенной копии приказа о приеме или справки с места работы по совместительству.

Перевод сотрудника в другое подразделение или на новую должность.

Если вы приняли на работу сотрудника и теперь переводите его в другой отдел или же на другую должность, то это нужно отразить в трудовой книжке.
Для этого нужно сделать запись о переводе.

1. Дата.
   Укажите дату перевода арабскими цифрами.
2. В графу 3 внесите запись о переводе.
   Укажите отдел и должность, на которой теперь будет трудиться работник.
3. В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого сотрудника перевели на новую должность или в другое подразделение.

Увольнение

Расставаясь с сотрудником, необходимо проставить в трудовую книжку запись об увольнении.
Это нужно сделать своевременно. Так как в последний рабочий день трудовую книжку необходимо вернуть владельцу. Иначе компанию могут ждать штрафы от трудовой инспекции. А бывшему работнику придется выплачивать компенсацию. Самое распространенное основание для увольнения - увольнение по собственному желанию.

1. В графе «№ записи» проставляентя порядковый номер записи.
2. Дата.
   Дата увольнения указывается арабскими цифрами.
   Датой увольнения считается последний рабочий день сотрудника.
3. В графу 3 вносится запись об увольнении с указанием причин.
   А также указывается ссылка на статью Трудового кодекса, на основании которой сотрудник уволен.
   Например, при увольнении по собственному желанию нужно сослаться на пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса.
   Если по соглашению сторон, то ссылка будет на пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса.
4. В графе 4 указывается номер и дата документа, на основании которого работника уволили.
   Обычно это приказ о расторжении трудового договора.
5. При увольнении работника все записи, которые сделаны за время работы сотрудника в компании, заверяются печатью компании и подписью руководителя или другого лица, уполномоченного на это.
   Попросите и сотрудника поставить свою подпись под всеми записями.

Предположим, в трудовой книжке обнаружена неверная запись и теперь ее нужно исправить.
Но не спешите зачеркивать или замазывать ошибочные данные. Правила заполнения трудовых книжек это запрещают.
Единственно возможный вариант - это признать запись недействительной.
И только после этого внести новую.

1. В графе «№ записи» проставьте порядковый номер записи.
2. Дата. Укажите дату, на которую вы признаете ошибочную запись недействительной.
   То есть ту дату, когда вы вносите исправления.
3. В графе 3 пропишите «Запись под №___ недействительна».
4. В графе 2 укажите дату новой, теперь уже верной, записи.
5. Правильную запись внесите в графу 3.
6. В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого вы внесли правильные данные.

Примеры формулировок записей
при увольнении работников

Пункт и статья Трудового кодекса	Запись в трудовую книжку
Пункт 1 ст. 77	Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 2 ст. 77	Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 3 ст. 77 (по собственному желанию)	Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 5 ст. 77	Трудовой договор прекращен в связи с переводом работника по его просьбе на работу в Общество с ограниченной ответственностью "Каркас", пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 6 ст. 77	Трудовой договор прекращен ввиду отказа работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, пункт 6 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
	Трудовой договор прекращен ввиду отказа работника от продолжения работы в связи с изменением подведомственности организации, пункт 6 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
	Трудовой договор прекращен ввиду отказа работника от продолжения работы в связи с реорганизацией организации, пункт 6 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 7 ст. 77	Трудовой договор прекращен ввиду отказа работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 8 ст. 77	Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 9 ст. 77	Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем, пункт 9 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 11 ст. 77	Трудовой договор прекращен в связи с нарушением установленных Трудовым кодексом правил заключения трудового договора, пункт 11 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Статья 71	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть первая статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 1 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 2 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с сокращением численности работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 3 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с несоответствием работника занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации, пункт 3 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с несоответствием работника выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации, пункт 3 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 4 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи со сменой собственника имущества организации, пункт 4 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 5 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Подпункт "а" п. 6 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с прогулом, подпункт "а" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Подпункт "б" п. 6 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с появлением работника на работе в состоянии алкогольного опьянения, подпункт "б" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Подпункт "в" п. 6 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя ввиду разглашения государственной тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением трудовых обязанностей, подпункт "в" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя ввиду разглашения коммерческой тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением трудовых обязанностей, подпункт "в" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя ввиду разглашения служебной тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением трудовых обязанностей, подпункт "в" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Подпункт "г" п. 6 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с совершением по месту работы хищения чужого имущества, установленного вступившим в законную силу приговором суда, подпункт "г" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с совершением по месту работы повреждения чужого имущества, установленного вступившим в законную силу приговором суда, подпункт "г" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Подпункт "д" п. 6 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с нарушением работником требований по охране труда, повлекшим тяжкие последствия, подпункт "д" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с нарушением работником требований по охране труда, создавшим реальную угрозу наступления тяжких последствий, подпункт "д" пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 7 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные ценности, что дало основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 8 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с совершением работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы, пункт 8 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 9 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с принятием необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества организации, пункт 9 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 10 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с однократным грубым нарушением трудовых обязанностей, пункт 10 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 11 ч. 1 ст. 81	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с представлением работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора, пункт 11 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 1 ч. 1 ст. 83	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с призывом работника на военную службу, пункт 1 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с направлением работника на альтернативную гражданскую службу, пункт 1 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 2 ч. 1 ст. 83	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда, пункт 2 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению суда, пункт 2 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 3 ч. 1 ст. 83	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с неизбранием на должность, пункт 3 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 4 ч. 1 ст. 83	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с осуждением работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу, пункт 4 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 5 ч. 1 ст. 83	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, пункт 5 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 6 ч. 1 ст. 83	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 8 ч. 1 ст. 83	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с дисквалификацией, исключающей возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору, пункт 8 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 9 ч. 1 ст. 83	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с лишением работника специального права на управление транспортным средством, что повлекло за собой невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору, пункт 9 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 10 ч. 1 ст. 83	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 10 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 11 ч. 1 ст. 83	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с отменой решения суда о восстановлении работника на работе, пункт 11 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с признанием незаконным решения государственной инспекции труда о восстановлении работника на работе, пункт 11 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Пункт 12 ч. 1 ст. 83	Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с приведением общего количества работников, являющихся иностранными гражданами, в соответствие с допустимой долей таких работников, установленной Постановлением Правительства Российской Федерации от 31.12.2008 N 1099, пункт 8 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации

С 1 января 2004 года начинает действовать новая форма трудовой книжки. Как правильно ее оформлять, сказано в недавно появившейся инструкции Минтруда.

Т.Н. Шубникова, эксперт АГ «РАДА»

Новые бланки трудовой книжки и вкладыша в нее приведены в постановлении правительства от 16 апреля 2003 г. № 225. При их заполнении нужно руководствоваться инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – постановление № 69).

Как завести новую трудовую книжку

Новую трудовую книжку нужно оформлять при приеме на работу граждан, у которых ее пока нет. А вот старые книжки менять на новые не нужно.Заводить трудовые книжки работникам могут только фирмы. Предприниматели на это права не имеют.Трудовую книжку оформляют на каждого работника, который проработал в организации больше пяти дней.На работника, который впервые устроился на работу, трудовую книжку заводят в его присутствии. Сделать это нужно в течение недели с момента принятия его на работу. В этом случае с работника удерживается плата. Она равна стоимости приобретения бланка трудовой книжки.

Как заполнить трудовую книжку

Трудовая книжка состоит из трех частей:– титульный лист;– сведения о работе;– сведения о награждении.

Титульный лист

На титульном листе нужно указать следующие сведения о работнике:– фамилию, имя, отчество;– дату рождения (число, месяц, год); – образование, профессию, специальность.Эти записи делаются на основании паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (например, военного билета), а также документов об образовании или бумаг, которые подтверждаютналичие специальных знаний (например, аттестата).В нижней части титульного листа ставится дата заполнения трудовой книжки. Правильность внесенных сведений заверяют своими подписями сам работник и лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. После этого нужно поставить печать фирмы.

Сведения о работе

Данный раздел состоит из нескольких граф:– графа 1 «Номер записи»;– графа 2 «Дата (число, месяц, год)»;– графа 3 «Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении»;– графа 4 «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись».При оформлении приема на работу в графе 3 в виде заголовка нужно написать полное наименование фирмы. Кроме того, в эту графу можно внести ее сокращенное название.Строчкой ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи. В графе 2 указывается дата приема сотрудника на работу.Запись о должности, специальности, профессии с указанием квалификации вносится в графу 3. В этой же графе нужно будет указывать сведения о переводе на другую постоянную работу или увольнении работника. Все эти записи вносятся в трудовую книжку на основании приказа руководителя. Дату и номер этого приказа нужно поставить в графе 4. Все записи в трудовой книжке нужно делать без сокращений.Если человек увольняется, то запись об этом нужно сделать непосредственно в день увольнения. В остальных случаях отразить сведения в трудовой книжке надо в течение недели с момента составления приказа.Обратите внимание, что сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку только по желанию работника.Пример В ЗАО «Меридиан» 15 января 2004 года принята на должность бухгалтера Ю.В. Шевелева (приказ от 15 января 2004 г. № 5/К). С 1 июля 2004 г. ее перевели на должность главного бухгалтера (приказ от 1 июля 2004 г. № 25/К).Работник кадровой службы фирмы заполнил раздел «Сведения о работе» так:

Сведения о работе

№ записи	Дата
	число	Месяц	год
1	2			3	4
				Закрытое акционерное общество «Меридиан»
3	15	01	2004	Принята на работу на должность бухгалтера	Приказ № 5/К от 15.01.2004 г.
4	01	07	2004	Переведена на должность главного бухгалтера	Приказ № 25/К от 01.07.2004 г.

– конец примера – Работника нужно ознакомить с каждой новой записью, внесенной в его трудовую книжку. После этого он должен расписаться в разделе III личной карточки (форма № Т-2) напротив аналогичной записи. Она утверждена постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26.ПримерИспользуем данные предыдущего примера.В личной карточке Ю.В. Шевелевой были сделаны следующие записи:…

III . ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

Дата	Структурноеподразделение	Профессия(должность), разряд, класс(категория) квалификации	Оклад (тарифнаяставка), надбавка,руб.	Основание	Подписьвладельцатрудовойкнижки
1	2	3	4	5	6
15.01.2004	Бухгалтерия	Бухгалтер	5000	Приказ № 5/К от 15.01.2004	Шевелева
01.07.2004	Бухгалтерия	Главный бухгалтер	10 000	Приказ № 25/К от 01.07.2004	Шевелева

… –конец примера–Запись об увольнении сопровождается ссылкой на статью и пункт Трудового кодекса, по которым увольняется работник. Она заверяется печатью организации или отдела кадров и подписью человека, который отвечает за ведение трудовых книжек. Кроме этого, должен поставить свою подпись и сам работник. Тем самым он подтверждает, что ознакомился и согласен со всеми записями, которые сделаны в его трудовой книжке за время работы на фирме.ПримерП.И. Ветров работал менеджером в ООО «Стрела». 12 ноября 2003 года он был уволен по причине прогула (подп. «а» п. 6 ст. 81 Трудового кодекса). В этот же день об этом был составлен приказ № 24.За ведение трудовых книжек работников фирмы отвечает генеральный директор «Стрелы». Он сделал в трудовой книжке Петрова следующую запись:

Сведения о работе

№записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1		2		3	4
5	12	11	2003	Уволен по причине прогула	Приказ № 24
				(подпункт «а» пункта 6	от 12.11.2003 г.
				статьи 81 Трудового кодекса РФ)
				Генеральный директор ООО
				«Стрела»: Яковлев (Яковлев)
				Ознакомлен: Ветров (Ветров)

–конец примера– В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку. По заявлению родственников ее можно выслать по почте.

Сведения о награждении

В этом разделе делаются записи о вручении работнику государственных наград, почетных грамот, о присвоении званий, а также о различных поощрениях, предусмотренных коллективными договорами.Если фирма регулярно выплачивает своим сотрудникам премии, которые предусмотрены системой оплаты труда (положением о заработной плате, трудовым договором), отражать это в трудовой книжке не надо.Записи о взыскании не вносятся в трудовую книжку. Если, конечно, оно не является основанием для увольнения работника.

Внесение изменений и исправлений

Сведения об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения работника вносятся в трудовую книжку на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака и т. д. В этом случае необходимо сделать ссылку на номер и дату этих документов. Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой, а рядом записать новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Каждая ссылка заверяется подписью руководителя или специально уполномоченного им лица. После этого нужно поставить печать фирмы.При обнаружении неправильной записи в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» ее нужно исправить. Зачеркивать ее нельзя. Нужно написать, что она недействительна. После этого необходимо сделать правильную запись. Исправление вносит та фирма, которая допустила ошибку. В случае реорганизации фирмы правильную запись сделают на том предприятии, на котором сотрудник работает в настоящее время.Пример Водитель Р.Г. Александров принят на работу в ЗАО «Березка» 1 мая 2003 года. В этот день руководитель подписал приказ № 52 о его назначении на работу.Заполняя книжку, специалист отдела кадров ошибочно указал в ней неправильную дату – 11 мая 2003 года. В тот же день он обнаружил эту ошибку и исправил ее.Для этого в трудовой книжке Р.Г. Александрова сделаны такие записи:

Сведения о работе

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Закрытое акционерное общество «Березка»
8	01	05	2003		Приказ № 52 от 11.05.2003 г.
9	01	05	2003	Запись за № 8 недействительна
10	01	05	2003	Принят на работу на должность водителя	Приказ № 52 от 01.05.2003 г.

–конец примера– Сведения о получении работником новой профессии или специальности вносятся в трудовую книжку с указанием разряда, класса или уровня его квалификации. Например, если бухгалтер получил профессию юриста, в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки указываются:– в графе 1 – порядковый номер записи;– в графе 2 – дата получения второй профессии;– в графе 3 – запись: «Установлена вторая профессия «юрист»;– в графе 4 – наименование документа о получении новой профессии, его номер и дата.Фирма может поменять свое наименование. Об этом в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Фирма такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». В графе 4 указывается приказ (распоряжение) руководителя, на основании которого переименована фирма, а также его номер и дата.

Когда выдается дубликат или вкладыш

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:– трудовая книжка потеряна;– в ней есть запись об увольнении, которое признано незаконным;– книжка пришла в негодность.В случае потери трудовой книжки работник должен немедленно заявить об этом в ту фирму, которая вносила в нее последнюю запись. Эта фирма выдаст дубликат. Для этого в новую трудовую книжку вносятся только те сведения, которые можно подтвердить документально. Записи по каждому прежнему месту работы не делаются. Нужно указывать только общее число лет, месяцев и дней трудового стажа, а также сведения о последнем месте работы. Фирма обязана выдать работнику новую трудовую книжку не позднее 15 дней с момента подачи им заявления. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении, которая признана незаконной, по заявлению работника фирма выдает ему дубликат. В нем повторяются все записи, кроме той, которая признана незаконной. Также поступают и в том случае, если трудовая книжка пришла в негодность.Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то необходимо завести вкладыш. В самой трудовой книжке ставится штамп «Вкладыш выдан» и указываются его серия и номер.Обратим внимание, что без трудовой книжки вкладыш недействителен.

Хранение трудовых книжек

Руководитель своим приказом назначает ответственного за хранение трудовых книжек. Чаще всего это работник отдела кадров или бухгалтер. В их обязанности входит ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге регистрируются все принятые от сотрудников трудовые книжки. Забирая свою трудовую книжку, работник расписывается в книге учета и личной карточке.Бухгалтерия ведет приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Чтобы получить эти бланки, ответственный за их ведение подает в бухгалтерию заявку. В конце месяца он должен отчитаться за полученные бланки.Форма бланка учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также форма бланка приходно-расходной книги утверждены постановлением № 69.

Сегодняшний рынок труда традиционно делят на официальный и теневой. Естественно, в большинстве граждане рассчитывают , хотя это не всегда выгодно, смотря на материальную составляющую. Тем не менее, получение трудкнижки дает некоторые плюсы, связанные со стажем и т.п.

Но в данной статье мы поговорим не о работнике и трудкнижке, а о работодателе и трудкнижке, то есть о ее заполнении. Заполнение трудовых книжек обговорено в Инструкции по заполнении трудкнижек (№ 69). Данный документ был утвержден Постановлением Минтруда России 10 октября 2003 года.

В трудовой книжке отмечается трудовой путь человека

Все записи, которые будут вноситься в , если речь идет о датах, должны быть сделаны арабскими цифрами. Если месяц – то запись двузначная, если год – то четырехзначная. В пункте 1.1. выше упомянутой Инструкции читаем, что все записи должны быть сделаны аккуратно. Для этого используют ручки – гелевые или перьевые, ручки-роллеры, шариковые.

Нередко используют световодостойкие чернила, пасты и гели. Это перечень, естественно, указывает все возможные примеры, но тот, кто имел дело с заполнением трудкнижки, знает, что на практике используется обычная шариковая ручка, и записи, нередко, не имеют много общего с той аккуратностью, о которой говорится в Инструкции. Цвет записей:

1. черный;
2. синий;
3. фиолетовый.

Ни в коем случае нельзя вести записи, используя сокращения. То есть такие частые слова в трудкнижке, как «приказ», нельзя заменять сокращением «пр.»; нельзя писать «расп.», когда речь идет о «распоряжении» и т.д. Эта норма очень важная, поэтому ей необходимо следовать без каких-либо исключений. К тому же, образец трудовой книги рассчитан на то, чтобы все записи можно было делать без сокращений и максимально полно.

Как заполнить титульный лист трудовой книжки? Подскажет тематический видеоматериал:

Информация о сотруднике

Это, пожалуй, самая первая статья заполнения . Ведь работник вписывается на первую страницу, то есть на титульный лист. Записи ведутся на основе пункта 2.1. Наводим данную процедуру в предвиденной образцом последовательности:

• ФИО; указывается обязательно полностью, никакие инициалы нельзя ставить;
• дата рождения; также полностью. Вписывается число, месяц и год. Записи осуществляются на основании информации паспорта. В иных случаях источником сведений может быть любой из существующих документов, который подтверждает личность. К таким относятся, кроме других, водительские права, военный билет.

полне возможно, в ближайшем будущем трудовые книжки не будут заполняться

Здесь мы должны обратить внимание на некоторые нюансы. Следует помнить, что запись ФИО производится исключительно в именительном падеже. Кстати, именно титульный лист является той страничкой трудкнижки, где чаще всего делают ошибки. С чем это связано?

Естественно с невнимательностью и незнанием процедуры. Ведь встречаются случаи, когда ФИО вписывали в одну строчку. Но ведь бланк предусматривает три линейки, и их, невзирая на то, насколько длинными являются фамилия, имя и отчество, необходимо использовать. Среди других частых ошибок, которые связаны с невежеством, отметим записи на первой странице сведений, касающихся присвоению работнику категорий, разрядов.

Для данных записей в трудкнижке имеется специальный раздел, подписанный «Сведения о работе». Ведь, как мы увидим ниже, данные записи могут изменяться (как правило, так и происходит), ведь с годами работники получают другие категории, могут и другую специальность. Вносить новые записи на титульный лист будет просто невозможным.

Возвратимся к дальнейшему обзору записей. После заполнения титульного листа, необходимо указать образование работника. Данная информация вписывается в следующем порядке:

1. основное общее;
2. среднее общее;
3. начальное профессиональное;
4. среднее профессиональное;
5. высшее профессиональное;
6. послевузовское профессиональное.

Данные записи нельзя делать, если у вас нет аттестатов, удостоверений, дипломов и т.п., то есть нужным образом заверенных документов, свидетельствующих о том или ином уровне образования. То есть, записи в трудкнижке всегда должны иметь документальное подтверждение.

Если имеет место незаконченное образование (естественно, на соответствующем уровне), то сделать запись можно только в случае представления заверенных свидетельств. Таковыми будут являться:

• студенческий билет;
• зачетная книжка;
• образовательного учреждения.

Отметим, что эти документы необходимо предоставлять в пакете, то есть все вместе. Один из них не является основанием для записи. На трудовой книге должна стоять дата ее заполнения. Работник на первом листе ставит свою подпись. Иная подпись на титульной странице будет принадлежать лицу, которое выдает трудовые книжки и несет за это ответственность. Дальше следует печать организации, вернее – печать кадровой службы.

Если в трудовой книжке нет на титульной странице печати, то она является недействительной.

Изменения записей в трудкнижке

Заполненная трудовая книжка — образец

Специфика заполнения трудовой такова, что ранее или позже придется делать в ней записи, которые будут по отношению к предыдущим изменениями. Практика показывает, что изменения чаще всего касаются таких записей, как:

1. дата рождения.

Чтобы осуществить новые записи, которые делают недействительными старые, необходимо иметь основание. Иными словами – документальное подтверждение по факту изменения сведений. Таким образом, вписывая новые данные в трудкнижку, касающиеся изменений по ФИО и/или дате рождения, необходимо иметь основание, которым выступает:

• свидетельство о браке;
• свидетельство ;
• свидетельство, подтверждающее изменения ФИО.

На данные документы, при изменении записей, необходимо ссылаться. При этом указывают номер и дату их составления. Те изменения, о которых идет речь, имеют отношение к первому листу. Речь не идет о замене трудкнижки на новую. Следовательно, старые записи необходимо зачеркнуть. Причем это делается исключительно одной чертой.

На внутренней стороне обложки необходимо оставить ссылки на , которые послужили основой и подтверждением оставленных новых записей. Работодатель эти пометки заверяет подписью и печатью. Штатное расписание организации является той основой, которая определяет порядок в записях о наименовании должности, специальности и профессии.

Существуют, правда, квалификационные справочники, на которые необходимо обращать внимание в том случае, если выполнение работ по конкретным должностям и профессиям, как и специальностям, связано с предоставлением ограничений или .

Период работы связан с присваиванием работникам новых разрядов. Это, также, могут быть классы и категории. Естественно, в трудкнижке должна появиться новая запись. Причем, она должна быть сделана максимально полно, то есть на всех страницах и во всех графах, для этого предвиденных (название, ссылки на подтверждающие документы, дата и т.п.).

Новые нюансы

Трудовая книжка заполняется по правилам

Отметим некоторые изменения в процедуре заполнения трудкнижек. Теперь АО и получили право решать самостоятельно вопрос о необходимости круглой печати. Данное постановление вступило в силу от 7.04.2015. Роструд внес, правда, разъяснения в данный вопрос.

По-прежнему остается обязанность проставлять в трудкнижке печать. То есть, если какая-то из упомянутых организаций отказалась от использования печати, то заверить трудкнижку при записи все равно придется.

Для этого достаточно и кадровой печати, и любой иной, имеющей отношение к организации. Отметим важную деталь. При первом заполнении трудкнижки отсутствие трудового стажа не фиксируется. Если первая запись о приеме на работу делается непосредственно после окончания работником специального учебного заведения, то время обучения также не фиксируется отдельной записью.

Опять обратим внимание на ошибки, которые встречаются весьма часто. В графе 2 зачастую неверно фиксируют дату, когда работника принято на работу. Иногда ставят дату составления приказа. Это неверно, ведь ставить необходимо дату, которая имеет отношения к работнику, а не к указу, и вписана в текст указа. То есть, эти даты нельзя путать.

Графа 3 рассчитана на запись о том, в какое структурное подразделение определяется поступивший на работу сотрудник. Указывается его наименование. Также касательно работника вписывается его должность, специальность, профессия, квалификация. Графа 4 – это информация о приказе. Сюда вписывают номер и дату составленного документа.

Следует иметь в виду, что прием на работу может осуществляться не только путем составления приказа, но и на основе иных документов. Это значит, что заполняя графу 4, если приказа, как таково не существует, необходимо вписывать ссылку на иное решение работодателя (таковым может быть, например, решение общего собрания).

Каждый человек в определенное время начинает свою трудовую деятельность. Естественно, он пытается работать, как говорят, по трудкнижке, то есть официально. Данный документ является очень важным, поскольку он отображает трудовую деятельность человека, является его гордостью, и также имеет немалое практичное значение.

Поэтому рассмотренный в данной статье вопрос о его правильном заполнении очень важен, в виду еще и того, что нередко меняются и самые образцы трудкнижек, и параметры их заполнения. Тем же, кто нанимает , следует быть бдительным при внесении записей и следить за изменениями и разъяснениями Роструда.

Мнение юриста-эксперта:

Автор раскрывает некоторые тонкости правильного заполнения трудовой книжки. Статья полезная и познавательная. Но нашим читателям следует знать, что правовая значимость трудовой книжки в настоящее время несколько ниже, чем она была 15-20 лет назад. Не исключено, что трудовые книжки в недалеком будущем будут вообще отменены.

С введением в действие Трудового кодекса РФ с 1 февраля 2002 года, оформление письменного трудового договора стало обязательно (ст.67 ТК РФ). Также ст. 136 ТК РФ предусмотрена обязательная выдача на руки расчетного листка по заработной плате работникам. Эти два документа имеют более значительный вес, если их собирать и хранить до выхода на пенсию. Эти два документа содержат всю информацию о трудовой деятельности работника, необходимую для начисления пенсии.

Есть еще один документ, который рекомендуем ежегодно и при увольнении получать в бухгалтерии. Это справка о зарплате (Приложение № 1 к приказу Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 30.04.2013 № 182н). Этот документ тоже не будет лишним при наступлении пенсионного возраста.

Содержание трудовой книжки не раскрывает никакой информации о заработной плате, а именно эта информация представляет ценность при расчете пенсии. В трудовой книжке имеется только сведения о том, где, в качестве кого и сколько вы работали. А если вы еще где-то подрабатывали, но записи в трудовой книжке нет, то поможет письменный трудовой договор и расчетный листок. Эту информацию можно получить, даже, если работа была разовой.

Трудовая книжка является основным документом каждого работающего человека. С помощью нее можно подтвердить стаж трудовой деятельности и опыт работы. Сведения, внесенные в книжку, потребуются не только в момент приема на работу, но для получения пенсии, различных льгот и гарантий.

Заполнение трудовой книжки регламентируется Трудовым кодексом РФ. Помимо этого изменения о внесении данных регулярно публикуют Минтруд и Правительство.

Основной порядок заполнения, хранения трудовых книжек и вкладышей прописывается в Постановлении Правительства РФ №225 «О трудовых книжках», принятом 16 апреля 2003 года. В нем отражена действующая форма документа, образец заполнения.

Кто и как оформляет

В трудовую книжку вносятся данные, касающиеся профессиональной деятельности гражданина. После наступления пенсионного возраста согласно документу начисляется пособие по нетрудоспособности. Работодатель ориентируется на книжки при расчете выплат. Поэтому заполнять документ нужно правильно.

Обо всех изменениях, происходящих в жизни человека как работника, в трудовую книжку вносятся соответствующие записи. В 2019 году установлены общие правила заполнения трудовой книжки у работников ИП или юридических лиц.

Генеральный директор или индивидуальный предприниматель самостоятельно не заводят книжки. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ наличие документа проверяется только у работников, так как стаж начинает отсчитываться с момента регистрации в налоговой службы и после поступления отчислений в Пенсионный Фонд.

Впервые оформление книжки требуется в первую неделю после официального приема на работу. Важно, что сотрудник проработал в организации более 5 дней. При совмещении внесение записей осуществляется в добровольном порядке. Тогда должен быть предоставлен соответствующий документ.

В трудовую книжку вносится информация о:

• поступлении на работу;
• переводе на другую должность или в другую фирму;
• смене фамилии, имени или отчества;
• военной службе или службе в системе МЧС, МВД, ФСКН;
• повышении квалификационного уровня;
• прекращении трудовой деятельности.

В Постановление Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года внесены данные о порядке изменения информации, отраженной в трудовой книжке:

• Записи можно вносить синими или черными чернилами. Данные предоставляются подробно, без сокращений. Каждая запись должна иметь порядковый номер в соответствующем разделе.
• Указание паспортных данных производится на титульной странице.
• После выхода приказа сотрудники кадровой службы имеют неделю на внесение изменений. При увольнении информация прописывается в день ухода сотрудника с указанием приказа и статьи из Трудового кодекса РФ.

Документ не должен содержать сведений о постоянных премиальных выплатах, начисляемых ежемесячно.

Общие сведения о работе

Порядок указания сведений о работе включает в себя отражение наименования организации. Если оно имеет аббревиатуру, то данный факт также указывается. После этой записи отмечается дата приема человека на работу с порядковым номером.

При указании сведений о работе нужно отметить структурное подразделение, в которое принимается сотрудник, его должность. Обязательно указываются основания для приема. Для каждого документа проставляется дата выдачи и номер.

Если работа осуществляется по совместительству, то внесение записи производится по желанию работника. В этом случае потребуется подтверждение трудовой деятельности на дополнительном месте.

Требуется указание:

• номера записи;
• даты внесения сведений;
• пометки о совместительстве работника;
• наименования подразделения;
• профессиональной направленности;
• занимаемой должности;
• квалификационных данных.

Обязанности выполняются в соответствии с регламентом, прописанном в документе, представленном последним.

Данные на титульном листе

Титульный лист заполняется в соответствии с определенными требованиями.

На нем в обязательном порядке прописываются основные сведения о работнике:

1. Имя, фамилия и отчество прописываются полностью. Сокращений быть не должно. Ориентироваться необходимо на информацию из паспорта. Также можно взять сведения из водительского удостоверения, военного билета или другого официального документа.
2. Оформление даты рождения производится арабскими цифрами. Необходимо использовать двухпорядковые числа при указании дня и месяца. Год прописывается четырьмя цифрами.
3. Далее указывается образование человека (среднее профессиональное, высшее). Возможно внесение сведений о неоконченном образовании. Ориентироваться при заполнении необходимо на документы, предоставленные работником.
4. В поле «Специальность» вносятся сведения о полученной в учебном заведении квалификации. Подтверждаются они дипломом.
5. При заполнении новая трудовая книжка должна содержать данные о внесении первой записи. День прописывается в цифровом значении, а месяц можно указывать прописью.
6. Работник, на которого оформляется книжка, обязательно должен расписаться в документе.
7. Ниже ставится виза сотрудника отдела кадров, который отвечает за ведение и заполнение трудовой книжки. Также возможна регистрация начальником отдела кадров, руководителем компании или бухгалтером (при отсутствии кадровиков).

Вся информация заверяется печатью. Может использоваться официальный штамп организации или печать кадрового отдела.

Правила заполнения трудовой книжки

Для того, чтобы правильно заполнить трудовую книжку, необходимо ориентироваться на образец. Особенности внесения данных имеются при поступлении на работу и окончании трудовой деятельности. Выделяют правила предоставления информации о поощрениях и награждениях. Также важно ознакомиться с вариантами получения выписки и дубликата трудовой книжки.

Приём на работу

При приёме на работу важно предоставить удостоверение личности. На его основании производится заполнение титульного листа трудовой книжки. Если ориентироваться на пример, то заполнить его несложно.

На первой странице должны быть отражены:

• фамилия, имя, отчество в соответствии с паспортными данными или другим документом, удостоверяющим личность;
• дата рождения владельца книжки;
• образование с подтверждением его уровня с помощью аттестата, диплома или справки при неоконченной учебе;
• специальность в соответствии с дипломом;
• дата заполнения документа;
• подписи работника и ответственного лица;
• печать учреждения.

Увольнение

При увольнении по собственному желанию в трудовую книжку в обязательном порядке вносятся соответствующие изменения:

• Для указания данного факта в первый столбец ставится порядковый номер.
• Во вторую графу прописывается дата прекращения трудовой деятельности.
• Третья графа содержит сведения о причинах расторжения трудового договора.
• Основания для увольнения отмечаются в последнем столбце. Сюда вносятся номер и дата документа, подтверждающих окончание работы.

Расторгнут договор должен быть в день, когда сотрудник в последний раз выходит на работу. При наличии оговорок в законе или дополнительном соглашении, сведении отображаются в трудовой книжке.

При окончании трудовой деятельности согласно Трудовому кодексу РФ, указывается пункт и статья.

В случае прекращения отношений по инициативе работодателя причины обязательно отмечаются в трудовой книжке. Здесь же он ссылается на нормы закона. Аналогично прописывается увольнение по независящим от сторон обстоятельствам.

При собственном желании работника прекратить трудовую деятельность, делается запись «Уволен по собственному желанию в связи с …». Далее приводится ссылка на законодательную норму.

Поощрения и дополнения

В трудовой книжке имеется вкладыш, который часто не заполняется работодателями. В него вносятся сведения о денежном премировании и устных благодарностях работника за трудовую деятельность.

Среди поощрений выделяют:

• звания;
• награды;
• почетные грамоты;
• дипломы;
• нагрудные знаки.

Для того, чтобы заполнить данный раздел, инструкция не требуется. Данные вносятся аналогично основным сведениям в трудовой книжке.

Сотрудник отдела кадров должен прописать:

• порядковый номер;
• дату награждения;
• тип поощрения и характеристику;
• документальные основания выдачи награды (номер и дата приказа, постановления).

Если приказом документ не проводится, то вносить данные в трудовую книжку не нужно. Но если сотрудник настоит на отметке, то организация должна составить распорядительный документ.

В трудовую книжку дополнительно могут быть внесены другие сведения. Они прописываются по желанию работника. Одной из таких информация является работа по совместительству.

Для пометки нужно предоставить подтверждение из отдела кадров второй работы. На основании справки специалист по основному месту трудовой деятельности делает соответствующую отметку.

Выдача трудовой книжки исключена.

Представитель работодателя самостоятельно прописывает:

• порядковый номер;
• дату приема на работу;
• наименование организации, структурного подразделения, должности;
• номер и дату соответствующего приказа.

Увольнение производится аналогичным способом.

Особый учёт сведений требуется при переименовании организации. Если процесс не является реорганизацией, то в трудовую книжку работника вносятся изменения наименования или статуса учреждения. Запись подтверждается новой печатью.

Таким же способом должен поступить работодатель, если производится перевод сотрудника на другую должность. Каждое изменение подтверждается внесением записи в трудовую книжку.

Пример выписки

Раздел, отражающий сведения о работе, и является выпиской из трудовой книжки. Работники часто просят сделать копию страниц документа. Такие бумаги подлежат обязательному заверению и занесению в журнал.

В выписке указываются:

• дата принятия на работу и порядковый номер прописью;
• данные о положении сотрудника (прием на работу, увольнение), должность;
• основание для составления выписки (приказ с датой и номером).

Дубликат

Если сотрудник потерял трудовую книжку, он может оформить дубликат. Новый экземпляр выдается по требованию бывшего работника по последнему месту трудовой деятельности. Процедура занимает около 2 недель. При потере документа компанией, восстанавливать данные необходимо ответственному лицу.

Чтобы сведения были полными, нужно иметь в наличии:

• приказы руководства о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность;
• выписки из государственного архива (в случае ликвидации предприятия);
• трудовые соглашения;
• подтверждение стажа на предыдущем месте труддеятельности;
• зарплатные ведомости;
• лицевые счета сотрудника в фирмах, где ранее работал человек;
• решение суда при восстановлении стажа.

Данные вносятся в дополнительный экземпляр в хронологическом порядке.

Образец заполнения трудовой книжки при восстановлении в должности:

Случаи исправлений

Допускать ошибки при ведении трудовой книжки запрещено. Но иногда они все имеют место быть. Тогда важно проводить исправления в соответствии с определенными правилами.

Запрещено перечеркивать записи. Можно признать ошибочные сведения недействительными полностью. Для этого ставится порядковый номер, дата внесения изменений, фраза «Запись за номером … считать недействительной». После этого прописываются верные сведения с указанием подтверждающего документа.

Если ошиблись ответственные лица на предыдущем месте работы, то исправлять данные должны именно они. При отсутствии такой возможности разрешается сделать это нынешней кадровой службы на основании приказа, справки или выписки.

Часто исправления совершаются при смене фамилии женщины. В этом случае предоставляется свидетельство о заключении или расторжении брака.

Сотрудник кадровой службы должен:

• перечеркнуть одной чертой прежнюю фамилию;
• над ней написать новую;
• слева от титульного листа (на обложке) прописать дату и номер подтверждающего документа;
• заверить информацию собственной подписью и печатью учреждения.

Часто кадровики допускают следующие виды ошибок:

• используют сокращения;
• ошибаются в ФИО;
• неверно прописывают дату, указывая месяц прописью;
• оставляют незаполненными сведения на титульном листе;
• не ставят дату заведения книжки;
• не подписывают документ на титульном листе;
• не ставят печать учреждения;
• путают раздел «О работе» с графой для поощрений;
• увольнение подтверждают печатью кадровой службы вместо гербовой;
• не соблюдают порядок указания реквизитов официальных документов.

Чтобы исключить вероятность возникновения ошибок, данные должны вноситься своевременно с дублированием в личной карточке сотрудника.

Стандартные требования

При оформлении трудовой книжки важно помнить основные правила:

• Внесение сведений самим владельцем документа запрещено. Если обнаружена ошибка, обращаться нужно в кадровую службу, допустившую ее.
• Документ заполняется при приеме работника, который отработал более 5 дней по месту трудовой деятельности. Если норма не соблюдается, то организацию и компетентное лицо можно привлечь к ответственности.
• Ведение и оформление трудовых книжек производится сотрудником, который внесен в приказ руководства. Он заполняет книгу учета, согласно которой сверяется движение документов и вкладышей.
• Трудовую книжку необходимо приобрести самому работнику в момент приема на работу. Но иногда организации сами покупают формуляры, а затем взыскивают с человека определенную сумму.
• Хранение осуществляется в недоступном для других людей месте. В большинстве случаев книжки размещают в сейфах и железных шкафах. Выдача производится только после увольнения.
• Если сотрудник не приходит за трудовой, то он может получить ее по почте. Хранение невостребованных книжек осуществляется в течение 75 лет.
• Ведение учета индивидуальными предпринимателями осуществляется в аналогичном предприятиям порядке. Только при приеме на работу подписывается трудовой договор.
• Копию или дубликат трудовой книжки можно получить в кадровой службе при наличии заявления.

Трудовая книжка является серьезным для каждого гражданина документом. Поэтому заполняться она должна в соответствии с требованиями законодательства.

Как выплачивать дивиденды учредителям ООО в 2019 году, читайте